आजकाल तंत्रज्ञाना शिवाय प्रगती नाही. तंत्रज्ञानाचा वापर करून आपण आपल्या कामाचा वेग आणि कार्यक्षमता वाढवू शकतो. निधी कंपनी ही वित्तीयव्यवस्थापन संस्था म्हणून नोंदणी झाली आहे. विविध स्तराचा सभासदांना ग्राहक करून घेऊन त्यांना सेवा देताना, निधी कंपनीला देखील Standard Operating Systems (SOP) आणि Software चा वापर संस्थेची कार्यक्षमता वाढवायला करावा लागतो.

आज बाजारात विविध सॉफ्टवेअर उपलब्ध आहेत. प्रत्येक सॉफ्टवेअर आपल्याला वेगवेगळे पर्याय देतो. ह्यापैकी बहुतांश सॉफ्टवेअर हे सहकारी संस्था / पतसंस्था साठी बनवलेले आहेत. आता निधी कंपनी आणि सहकारी संस्था एकाच पातळीवर काम करत असल्याने आपल्याला तो फरक फारसा दिसत नाही. पण आपल्याला निधी कंपनी चालवताना जर सॉफ्टवेअर घेत असाल तर खालील महत्वाच्या बाबींकडे लक्ष दिले पाहिजे. ह्या लेखात दिलेल्या सूचना सूचक स्वरूपात आहेत. कुठल्याही सॉफ्टवेअर बद्दल मला वयक्तिक टीका करायची नाही. सर्व सॉफ्टवेअर उपयोगाचे आहेत व आपली निधी कंपनी पारदर्शक चालवण्यासाठी पथदर्शक आहेत.

१. सॉफ्टवेअर आपल्या गरजेनुसार असावे. आपली निधी ज्या भागात आहे त्या भागात कुठल्या स्वरूपाचे सर्व्हिस प्रॉडक्ट चालते ते तपासून त्या प्रॉडक्ट साठी सॉफ्टवेअर घ्यावे.
२. सॉफ्टवेअर चे installation लवकरात लवकर व्हावे. installation साठी लागणाऱ्या system requirements आपल्या निधी मध्ये असलेल्या कॉम्प्युटर्स मध्ये आहे ह्याची खात्री करून घ्यावी.
३. नवीन सॉफ्टवेअर चे ट्रेनिंग आवर्जून घ्यावे. हे ट्रेनिंग सर्व कर्मचाऱ्यांसाठी पण घ्यावे. सॉफ्टवेअर मधल्या महत्वाच्या प्रोसेस साठीचे tutorials आपल्याकडे ठेवावे.
४. सॉफ्टवेअर हे multi user असावे. म्हणजे एका पेक्षा जास्त कर्मचाऱ्यांना एका वेळी वापरता आले पाहिजे. admin user शक्यतो Branch Manager अथवा Chairman कडे असावे.
५. प्रत्येक सॉफ्टवेअर निधी कंपन्यांचे विविध योजना सॉफ्टवेअर मध्ये टाकण्यास मुभा देतात. तरी नवीन सॉफ्टवेअर घेण्यापूर्वी आपण आपल्या सर्व योजनांचा तपशील तयार ठेवावा. सॉफ्टवेअर install झाला की सर्व योजना सॉफ्टवेअर मध्ये टाकून मगच कामाला सुरुवात करावी.
६. सर्वप्रथम निधी कंपनीची मूळ माहिती सॉफ्टवेअर मध्ये टाकावी. म्हणजे Authorised Share Capital, Promoters चे नोंदी, प्रवर्तकाचे शेअर्स सर्वप्रथम नोंद करावी.
७. शेअर सर्टिफिकेट चे प्रमाण ठरवून घ्यावे. प्रवर्तकचे शेअर सर्टिफिकेट प्रिंट करून घ्यावे.
८. सॉफ्टवेअर मध्ये अकाउंट ओपन झाल्यावर तो नंबर physical file मध्ये टाकावा म्हणजे भविष्यात कॉम्प्युटर फाईल आणि मूळ फाइलचा संदर्भ लागेल.

अश्याप्रकरे सॉफ्टवेअर ग्राहकांसाठी वापरण्यास तयार होईल आणि आपण कामास सुरुवात करू शकाल.

धन्यवाद.
Raghvendra Kulkarni | RBKRS | 9850432434